Privacy statement

Versie 1.0 / Datum: 22/05/2018

Algemeen

Office-IT hecht een groot belang aan de het beschermen van de gegevens die zij verwerkt, in het bijzonder persoonsgegevens. In dit beleid vindt u meer informatie over welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe we die gegevens verwerken om u een optimale dienstverlening te bieden.
Dit beleid is van toepassing op Office-IT bvba, met maatschappelijke zetel te 2100 Deurne (Antwerpen), Buizerdlaan 20 en exploitatiezetel te 2250 Olen, Lammerdries-Zuid 17 D ingeschreven bij de KBO onder het nummer 876.855.551, hierna “Office-IT”. 

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

In het kader van de uitvoering van onze activiteit als IT service provider verzamelen en verwerken wij gegevens van onze klanten, leveranciers, prospecten en partners, evenals hun personeel, medewerkers en andere nuttige contactpersonen.  

U geeft een aantal gegevens rechtstreeks aan ons door, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt met onze Sales of Support afdeling. Daarnaast registeren onze monitoring en logging systemen ook persoonsgegevens, hier gaat het voornamelijk over elektronische identificatiegegevens. Tot slot verkrijgen we persoonsgegevens van derden zoals de partners waarmee we samenwerken. 

We onderscheiden verschillende types persoonsgegevens:

1. Naam en contactgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en andere soortgelijke contactgegevens.
2. Elektronische identificatiegegevens: IP adressen, verbindingsmomenten, cookies, etc. 
3. Referenties:  wachtwoorden en soortgelijke beveiligingsinformatie die gebruikt wordt voor authenticatie. 
4. Demografische gegevens:  leeftijd, geslacht en voorkeurstaal. 

Anonieme verwerking van gegevens

Als u onze website bezoekt, weten wij graag welke pagina’s u het meest interesseren en hoeveel tijd u hieraan spendeert. Deze gegevens worden echter anoniem verwerkt, tenzij u via een digitale mailing die wij u sturen doorklikt naar onze website. 

Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens bij de voorbereiding, uitvoering en beëindiging van onze overeenkomst om u een optimale dienstverlening te garanderen. Concreet maakt Office-IT gebruik van uw persoonsgegevens voor:

1. Het leveren van onze producten: in het kader van de opmaak van offertes, de verwerking van orders en de opvolging van leveringen, facturatie en betaling verzamelen wij uw naam en contactgegevens. 
2. Het leveren van onze diensten: voor het leveren van onze diensten, zoals bijvoorbeeld: helpdesk, monitoring, onderhoud & hosting, verzamelen wij uw naam, contactgegevens, elektronische identificatiegegevens en referenties. Hierbij worden enkel de gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienst. Een detail van het type prestatie dat we verricht hebben en wanneer deze uitgevoerd werd is opgenomen in ons ticketing systeem. 
3. Communicatie over onze producten en diensten: om u te informeren over onze producten en diensten sturen wij periodiek een elektronische nieuwsbrief uit. Daarnaast kunnen wij u via telefoon, e-mail of rechtstreeks contacteren om u te informeren wanneer een abonnement, overeenkomst of garantie uitbreiding afloopt, er problemen of storingen zijn met de producten en diensten die wij leveren of om u uit te nodigen voor het deelnemen aan een enquête of evenement.

Wanneer delen wij uw persoonsgegevens?

Office-IT verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Wij delen uw persoonsgegevens enkel voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.  

Meer concreet delen wij uw persoonsgegevens in volgende situaties:

1. Bij de opmaak van offertes: Wij delen uw contactgegevens met onze partners en leveranciers in kader van de opmaak van offertes bijvoorbeeld door het aanvragen van speciale prijzen en kortingen zodat we de door u gevraagde producten of oplossingen steeds aan de beste prijs kunnen aanbieden .
2. Bij de verwerking van bestellingen: Wij delen uw contactgegevens met onze partners en leveranciers om de levering van door u bestelde producten en diensten mogelijk te maken. Voor een deel van de producten en diensten die wij rechtstreeks of via onze partners leveren, zoals bijvoorbeeld internetlijnen, cloud telefonie, bepaalde softwarelicenties- en overeenkomsten en garantie uitbreidingen,  vragen onze leveranciers en/of partners uw contactgegevens als eindgebruiker. 
3. Bij het verlenen van support: Wij delen uw contactgegevens en indien noodzakelijk uw referenties en elektronische identificatiegegevens met onze partners en leveranciers wanneer zij deze informatie nodig hebben om ons en u te helpen bij het oplossen van een probleem.  De doorgifte van uw gegevens is beperkt tot enkel die gegevens die noodzakelijk zijn om de door u gevraagde producten en diensten aan te bieden en te leveren. Wij zien erop toe dat onze partners en leveranciers uw gegevens veilig beheren en indien vereist sluiten wij de nodige overeenkomsten inzake privacy en gegevensverwerking met hen af. 

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Office-IT verbindt er zich ertoe om redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen om ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. 

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen (zie boven punt “Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens”) tenzij dit gerechtvaardigd is om onze wettelijke en juridische verplichtingen na te komen. 

Wat zijn uw privacy rechten en hoe kan u deze uitoefenen?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Office-IT en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kan hiervoor een e-mail te sturen naar gdpr@office-it.be .

Indien u niet langer nieuwsbrieven of andere mailings van ons wenst te ontvangen kan u zich op elk moment uitschrijven door onderaan op de “unsubscribe from this list” knop te drukken. 

Wijzigingen aan het privacy statement en klachten

Office-IT kan dit privacy statement van tijd tot tijd aanpassen. U kan steeds de laatste versie raadplegen op onze website. 
Voor klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kan u steeds contact opnemen met de privacy commissie.